O que considerar antes de escolher um chatbot para o escritório

1. Isolamento de dados entre clientes (multi-tenant)

“Multi-tenant” soa como jargão técnico, mas o que ele garante é bem concreto: cada escritório que usa a plataforma só enxerga o que ele mesmo cadastrou, nunca dados de outro escritório cliente da mesma ferramenta. Sem isso, o problema não é hipotético — é uma questão de tempo até um dado vazar pro lugar errado.

Na prática, pergunte diretamente ao fornecedor: “se dois escritórios diferentes usam a plataforma, existe alguma forma de um ver dado do outro?” Se a resposta não for um “não” categórico e explicado, é sinal de alerta.

2. De onde vêm os dados do processo

Existem duas fontes possíveis pra automação buscar movimentação processual: uma base oficial, como o DataJud do CNJ, ou scraping não-oficial direto dos sites dos tribunais. A diferença não é só técnica — scraping quebra toda vez que um tribunal muda o layout do site, e não tem garantia nenhuma de continuidade ou precisão.

Perguntar “vocês usam o DataJud ou uma fonte própria?” já filtra bastante. Uma resposta evasiva aqui costuma significar que a fonte real é frágil.

3. O número que atende é do escritório ou é compartilhado?

Algumas plataformas atendem através de um número genérico da própria plataforma, compartilhado entre vários clientes. Isso quebra a relação que o cliente final já tem com o escritório — ele passa a falar com “uma empresa de tecnologia”, não com o escritório que contratou.

O ideal é que o número seja o próprio WhatsApp do escritório, conectado uma vez (geralmente via QR code), preservando a identidade que o cliente já reconhece.

4. Existe transbordo pra humano — e o que aciona ele?

Todo fornecedor diz que tem “transbordo pra humano”. A pergunta certa é mais específica: o que, exatamente, aciona esse transbordo? Só quando o cliente pede explicitamente? Também quando a pergunta foge do escopo de andamento processual? O sistema tenta adivinhar uma resposta antes de desistir, ou reconhece o limite de imediato?

Um transbordo mal desenhado é pior que não ter automação: o cliente fica preso numa conversa com um robô que insiste em tentar responder algo que não sabe.

5. Conformidade com a LGPD documentada, não só prometida

Qualquer fornecedor vai dizer que “segue a LGPD”. O que importa é se isso está documentado numa política de privacidade real e específica — não uma frase genérica copiada de template — e se o fornecedor sabe explicar claramente seu papel como Operador dos dados, com o escritório como Controlador.

Vale ler esse documento antes de assinar contrato, não depois.

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6. Dá pra configurar sem depender de um time de TI?

A maioria dos escritórios de advocacia não tem um time de TI dedicado. Se a configuração inicial exige integração técnica complexa, documentação em inglês voltada pra desenvolvedor, ou suporte que só responde em dias úteis dentro de horário comercial, o risco de a ferramenta ficar mal configurada — ou simplesmente não sair do papel — é real.

Pedir uma demonstração do processo de configuração antes de contratar é a forma mais direta de testar isso.

7. Modelo de cobrança: fixo, por volume ou por atendente?

Preço fixo é previsível, mas pode não escalar bem se o volume de mensagens crescer rápido. Cobrança por volume acompanha o uso real, mas exige monitorar gasto. Cobrança por atendente simultâneo faz sentido pra escritórios maiores, menos pra quem é solo ou tem uma pessoa só respondendo.

Entender qual desses modelos a ferramenta usa — e simular com o volume real do seu escritório — evita surpresa na primeira fatura.

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O checklist resumido

Antes de assinar qualquer contrato, confirme:

• Isolamento de dados entre clientes (multi-tenant) confirmado explicitamente.

• Fonte de dados processuais é uma base oficial, não scraping frágil.

• O número que atende é do próprio escritório.

• O gatilho do transbordo pra humano é claro e específico.

• A política de privacidade é real e específica, não genérica.

• A configuração não depende de um time de TI.

• O modelo de cobrança foi simulado com o volume real do escritório.

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